Syyskauden alkaessa ammattikeittiön ruokalistat, tuotantomäärät ja ruokailijamäärät voivat muuttua. Samalla on hyvä tarkistaa, mitä ruokahävikin seuranta tällä hetkellä kertoo toiminnasta.

Pelkkä tieto hävikin kokonaismäärästä ei yleensä riitä vähentämistoimien perustaksi. Jotta toimintaa voidaan kehittää tavoitteellisesti, tarvitaan tarkempaa tietoa siitä, missä vaiheessa hävikkiä syntyy, mistä tuotteista se muodostuu ja miten määrä kehittyy suhteessa tuotantoon, tarjoiluun tai ruokailijamääriin.

• Kuinka paljon hävikkiä syntyy?
• Mitä hävikki maksaa?
• Missä työvaiheessa hävikkiä syntyy?
• Mitkä tuotteet tai tuoteryhmät toistuvat hävikkikirjauksissa?
• Onko kyse syömäkelpoisesta vai syömäkelvottomasta hävikistä?
• Miten hävikin määrä suhteutuu tuotantoon, tarjoiluun tai ruokailijamääriin?
• Onko hävikin määrässä toistuvia vaihteluita eri päivien, ajankohtien tai toimipaikkojen välillä?

Kun nämä tiedot ovat käytettävissä, hävikin vähentämistä ei tarvitse perustaa pelkkiin arvioihin. Toimenpiteet voidaan kohdistaa niihin tuotteisiin, työvaiheisiin ja toimipaikkoihin, joissa vähentämispotentiaali vaikuttaa suurimmalta.

Kokonaismäärä ei vielä kerro, mistä hävikki muodostuu

Ruokahävikkiä voi syntyä ammattikeittiön toiminnan eri vaiheissa. Varastohävikki, valmistushävikki, tarjoiluhävikki ja lautashävikki syntyvät erilaisissa tilanteissa, joten niitä ei myöskään voida vähentää samoilla toimenpiteillä.

Varastohävikki voi liittyä esimerkiksi liian suuriin tilausmääriin, tuotteiden kiertoon tai säilytykseen. Valmistushävikissä kyse voi olla tuotantoprosessista tai raaka-aineiden käsittelystä. Tarjoiluhävikin taustalla voi olla ylimitoitettu valmistusmäärä, kun taas lautashävikki voi liittyä esimerkiksi annoskokoon, ruokalajin sopivuuteen tai asiakkaiden vaihtelevaan kysyntään.

Hävikin syntypaikan lisäksi kannattaa erottaa syömäkelpoinen ja syömäkelvoton hävikki. Kaikkea hävikkiä ei voida ehkäistä samalla tavalla, eikä syömäkelvotonta valmistuksessa syntyvää jätettä ole tarkoituksenmukaista tarkastella samalla tavalla kuin tarjoiluun valmistettua mutta käyttämättä jäänyttä ruokaa.

Syömäkelpoisen ja syömäkelvottoman hävikin erittely auttaa arvioimaan, mihin vähentämistoimet kannattaa kohdistaa. Syömäkelpoisen hävikin kohdalla voidaan tarkastella esimerkiksi tuotantomääriä, tarjoilua ja annoskokoja. Syömäkelvoton hävikki liittyy usein raaka-aineiden käsittelyssä ja ruoanvalmistuksessa syntyviin osiin, joita ei voida hyödyntää sellaisenaan.

Siksi hävikkimäärää kannattaa tarkastella sekä syntypaikan että hävikkityypin mukaan. Näin kokonaisluvun taustalla olevat ilmiöt voidaan tunnistaa paremmin.

Seuraa kilogrammojen lisäksi euroja ja suhteellisia tunnuslukuja

Kilogrammat kertovat hävikin määrän, mutta eivät yksin sen taloudellista merkitystä. Pieni määrä arvokasta raaka-ainetta voi aiheuttaa suuremman kustannuksen kuin suurempi määrä edullisempaa tuotetta.

Hävikkiä kannattaa siksi tarkastella myös euroina. Lisäksi CO₂e-arvo auttaa arvioimaan hävikin ilmastovaikutuksia ja tuottaa tietoa organisaation vastuullisuustyön tueksi.

Pelkkien kokonaismäärien lisäksi tarvitaan suhteellisia tunnuslukuja. Suuressa yksikössä hävikkiä syntyy luonnollisesti usein enemmän kuin pienessä, vaikka toiminta olisi suhteellisesti tehokkaampaa.

Vertailukelpoisempaa tietoa saadaan, kun hävikki suhteutetaan esimerkiksi:

• tuotettuun ruokamäärään
• tarjoiltuihin annoksiin
• ruokailijamäärään
• aiempaan ajanjaksoon
• organisaation muihin yksiköihin

Näin voidaan erottaa toisistaan toiminnan volyymista johtuva vaihtelu ja todelliset poikkeamat.

Seurannassa voi esimerkiksi näkyä, että:

• sama ruokalaji päätyy toistuvasti tarjoiluhävikkiin
• lautashävikki kasvaa tiettynä viikonpäivänä
• tuotantomäärä ei reagoi ruokailijamäärän muutoksiin
• tietyn tuoteryhmän hävikki kasvaa vähitellen
• yhden toimipaikan hävikkimäärä poikkeaa selvästi muista
• hävikkikirjausten aktiivisuus vaihtelee yksiköittäin

Seurantatieto auttaa tunnistamaan poikkeamia ja kehityssuuntia, mutta se ei yksin kerro niiden syytä. Kun havainto toistuu, sen taustalla oleva syy kannattaa selvittää yhdessä keittiön henkilöstön kanssa.

Olennaista ei ole vain se, että hävikki kasvaa, vaan miksi se kasvaa juuri kyseisessä tilanteessa.

Muuta havainto rajatuksi toimenpiteeksi

Ruokahävikin seuranta tuottaa arvoa vasta silloin, kun tieto johtaa käytännön muutoksiin.

Jos tarjoiluhävikki kasvaa päivän loppua kohti, viimeisten valmistuserien kokoa voidaan pienentää. Jos sama ruokalaji aiheuttaa toistuvasti lautashävikkiä, voidaan tarkistaa annoskoko, resepti tai ruokalajin sopivuus kyseiselle asiakasryhmälle.

Jos varastohävikkiä syntyy samoista raaka-aineista, voidaan tarkastella tilausmääriä, käyttöennusteita ja tuotteiden kiertoa. Jos yksiköiden välillä on suuria eroja, voidaan selvittää, millä toimintatavoilla parhaaseen tulokseen pääsevät yksiköt toimivat.

Toimenpiteen kannattaa olla riittävän rajattu, jotta sen vaikutusta voidaan seurata. Yleinen tavoite, kuten ”vähennetään hävikkiä”, on vaikea viedä käytäntöön. Selkeämpi toimenpide voi olla esimerkiksi viimeisen tarjoiluerän pienentäminen, tietyn tuotteen tilausmäärän muuttaminen tai annoskoon tarkistaminen.

Kun muutos on tehty, sen vaikutusta seurataan samalla mittaustavalla. Näin voidaan arvioida, vähensikö toimenpide hävikkiä vai tarvitaanko uusia muutoksia.

Seurannan pitää sopia keittiön arkeen

Liian monimutkainen kirjausmalli voi vähentää kirjausten määrää ja heikentää tiedon luotettavuutta. Siksi seurannan tarkkuus kannattaa sovittaa keittiön toimintatapoihin ja tavoitteisiin.

Hävikkiä voidaan kirjata manuaalisesti tai hävikkivaa’an avulla. Olennaista on, että kirjaaminen on henkilöstölle nopeaa ja että käytettävät hävikkityypit, tuotteet ja syntypaikat ovat selkeitä.

Kaikissa toimipaikoissa ei tarvita yhtä yksityiskohtaista seurantaa. Joissakin keittiöissä riittää kokonaismäärän seuranta, kun taas toisissa tarvitaan tarkempaa tietoa tuotteista, hävikkityypeistä ja syntypaikoista.

Tärkeintä on johdonmukaisuus. Kun hävikkiä kirjataan samalla tavalla päivästä ja viikosta toiseen, tiedosta tulee vertailukelpoista ja sen perusteella voidaan seurata muutosten vaikutuksia.

Myös eri toimipaikkojen kirjauskäytäntöjen tulisi olla riittävän yhdenmukaisia, jos tuloksia halutaan vertailla keskenään.

1. Kirjataanko hävikkiä kaikissa sovituissa työvaiheissa?
2. Ovatko tuotanto-, tarjoilu- tai ruokailijamäärät muuttuneet?
3. Mitkä tuotteet, päivät tai työvaiheet aiheuttavat eniten hävikkiä?
4. Erotellaanko syömäkelpoinen ja syömäkelvoton hävikki tarkoituksenmukaisesti?
5. Onko mittaustiedon perusteella sovittu konkreettisia toimenpiteitä?
6. Seurataanko tehtyjen muutosten vaikutuksia?
7. Kirjataanko hävikkiä eri toimipaikoissa riittävän yhdenmukaisesti, jotta tuloksia voidaan vertailla?

Mittaaminen on lähtökohta, ei lopputulos

Ruokahävikin vähentäminen alkaa luotettavasta tiedosta, mutta tulokset syntyvät vasta silloin, kun havaintojen perusteella muutetaan toimintaa.

Kun hävikin määrä, arvo, tyyppi, syntypaikka ja kehitys ovat helposti seurattavissa, huomio voidaan kohdistaa niihin kohtiin, joissa vähentämispotentiaali on suurin. Samalla voidaan arvioida, toimivatko tehdyt muutokset ja näkyvätkö niiden vaikutukset hävikkimäärissä.

SmartKitchenin ruokahävikkiratkaisulla hävikkiä voidaan seurata kilogrammoina, euroina ja CO₂e-arvona. Syömäkelpoinen ja syömäkelvoton hävikki voidaan erotella, ja tietoa voidaan tarkastella mm. hävikkityypin, tuotteen, syntypaikan, ajankohdan ja toimipaikan mukaan. Hävikkiä voidaan myös suhteuttaa tuotantomääriin, tarjoiluun tai ruokailijamääriin.